Prestations en nettoyage : le cahier des charges

Vous souhaitez faire appel à une entreprise externe pour l'entretien de vos locaux (professionnels, commerciaux, communs d’immeubles) ou à une société de nettoyage de tapis ? Veillez à constituer un cahier des charges avec votre prestataire afin d’encadrer précisément vos besoins.

Découvrez, dans notre article, les raisons et les méthodes pour rédiger ce type de document et assurez-vous ainsi d’une collaboration réussie avec l'entreprise responsable de l'entretien de votre bâtiment.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document écrit et contractuel qui lie le client avec son fournisseur de services ou de produits. Il permet de définir avec précision les besoins et les attentes du donneur d’ordre, ainsi que les modalités d’exécution qui seront mises en place pour les rencontrer. Le cahier permet en outre de fixer les objectifs et les missions à atteindre dans le cadre d’un projet précis. C’est également à partir de ce document officiel que seront établis les coûts liés aux prestations souhaitées par le client.

Le cahier des charges est donc un document technique essentiel pour formaliser des besoins, auquel prestataire et client peuvent se référer à tout moment lors de leur collaboration.

Si la rédaction d’un cahier des charges n’est pas obligatoire, elle est néanmoins fortement recommandée et utilisée dans de nombreux secteurs d’activités afin d’encadrer et d’objectiver une mission.
 

Pourquoi rédiger un cahier des charges ?

Vous souhaitez confier l’entretien de vos espaces professionnels, bureaux, commerces ou communs d’immeubles à une société de nettoyage industriel ? Vous avez été victime d'un sinistre et vous avez besoin de l'aide d'une entreprise spécialisée pour le nettoyage de vos locaux ? Il est fortement conseillé d’établir un cahier des charges dans lequel vous établirez vos besoins en la matière, et ce qu'il s'agisse d'un nettoyage pour particulier comme pour vos locaux professionnels. Vous pourrez ainsi le soumettre à différents prestataires qui pourront s’y référer afin d’établir un devis précis. Cela vous permettra de comparer aisément les services et les tarifs demandés et ainsi de faire un choix éclairé entre plusieurs entreprises.

Une fois la collaboration débutée, le document servira de référence pour les deux parties et pourra être consulté en cas de désaccord.

Notez que si le client peut rédiger le cahier des charges seul, il a également la possibilité de le faire en collaboration avec son prestataire. Cela est même conseillé dans certains cas, notamment dans les domaines du nettoyage industriel et agro-alimentaire pour lequel les normes sanitaires et réglementations en vigueur sont bien connues des professionnels du secteur. Dans tous les cas, veillez à ce que toutes les éventualités soient prises en compte et à ce que le prestataire marque son accord pour tous les points précisés.
 

Que contient un cahier des charges en nettoyage ?

Afin d’être exploitable et de ne pas faire l’objet de désaccord, il est essentiel de prendre le temps de rédiger un cahier des charges le plus complet possible. Voici les différents éléments qui se retrouvent généralement dans un cahier des charges propre au secteur du nettoyage ainsi que quelques conseils afin d’organiser correctement le document. Notez cependant que chaque point doit être adapté en fonction des besoins du client et du type de locaux à entretenir.

Les zones d’intervention 

Avant tout, il convient de définir les différents espaces à entretenir. Pour le nettoyage des bureaux par exemple, il faut distinguer les salles de réunion des espaces sanitaires, de cuisine, d’accueil ou encore des locaux informatiques. Indiquez-y également la superficie de chaque zone afin de pouvoir bénéficier du tarif le plus juste possible.

Détails des prestations

Une fois les espaces clairement définis, il est nécessaire de lister vos attentes pour chacune des zones en détaillant les prestations de nettoyage à effectuer sur chaque surface. Les besoins ne seront en effet pas identiques selon le local.

Ainsi, pour le nettoyage d’un open-space, vous pourrez y distinguer le dépoussiérage des tables de bureaux du mobilier, l’entretien des claviers et écrans ou encore le lavage des baies vitrées ou des fenêtres. N’oubliez pas les sols qui peuvent recevoir différents traitements particuliers tels que le shampouinage d’une moquette tachée ou encore le cirage d’un parquet.

Pour les communs d'immeubles, il faudra mentionner le lavage des sols, des vitres, des escaliers, du hall d'entrée mais aussi la désinfection des interrupteurs et rampes, sans oublier l'entretien des espaces extérieurs (cour, jardin...).

Pour la cuisine, vous pouvez demander le nettoyage de la vaisselle, de l’intérieur d’un réfrigérateur ou encore le lessivage ponctuel des murs.

Pensez également à des prestations moins évidentes mais qui ont toute leur importance, telles que l’aération des locaux, l’arrosage des plantes, la vidange des poubelles, la désinfection des poignées ou encore la gestion et le stockage des fournitures sanitaires.

La fréquence et les horaires des interventions

Pour chaque poste, indiquez aussi la fréquence d’intervention souhaitée : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc. Celle-ci pourra être adaptée par la suite en fonction de l’évolution de vos besoins.

N’oubliez pas non plus d’inscrire vos préférences concernant la plage horaire souhaitée pour l’intervention du prestataire. Si vous souhaitez que vos employés ne soient pas perturbés par le bruit d’un aspirateur ou interrompus lors d’une réunion, préférez les interventions en soirée, tôt le matin ou le week-end. De même, pour les immeubles, il se peut que vous optiez pour des horaires de jour, où les habitants sont généralement moins présents.

Matériel et produits

Vous souhaitez bénéficier d'un nettoyage écologique ? Si vous avez des exigences particulières relatives au matériel et au produits utilisés pour réaliser le nettoyage, précisez-les également dans le cahier des charges.

Aussi, s'il s'agit d'un bionettoyage, les produits détergents et désinfectants utilisés sont à renseigner dans le document. En effet, ce type de nettoyage visant à éliminer tous les micro-organismes nécessite l'utilisation d'un détergent et d'un désinfectant.

Remarques particulières

N’hésitez pas à indiquer dans le cahier des charges toutes les particularités de vos locaux et vos souhaits ; ne pas intervenir dans telle pièce, verrouiller l’accès à certains locaux après passage, n’intervenir que sur des espaces de travail préalablement rangés, etc. Ces remarques spécifiques permettront à vos collaborateurs d'effectuer des prestations personnalisées qui répondront parfaitement à vos besoins.
 

Quid en cas de non-respect du cahier des charges ?

Une fois le cahier des charges rédigé par vos soins, votre prestataire pourra vous conseiller afin de l’adapter au mieux à la réalité du terrain lors de sa visite. Expérimentés, les professionnels du secteur sauront vous guider afin que le document soit le plus précis, lisible et juste possible.

Validé et signé par les deux parties, le cahier des charges devient un document officiel devant être respecté par le prestataire mais aussi par le client, qui ne peut exiger des prestations supplémentaires sans accord préalable de l’entreprise. Il constitue ainsi la garantie d’une collaboration fluide.

En cas de désaccord, il servira donc de référent, d’où l’importance d’y mentionner tous les éléments de la manière la plus claire et détaillée possible.